助力阿米巴经营,实现数字化转型——普元阿米加系统架构与实践

6天前

希望本文能对众多软件企业的经营管理者有所裨益,或者对希望了解如何做好项目成本管控的人士有所帮助。

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引言:


传统软件企业发展到一定规模,面临业务增长乏力、成本不断上升,使得企业利润空间不断受到挤压,阿米巴经营是目前广为推崇的一套企业经营理念,核心是通过建立各项机制 ,让“人人成为经营者”,从而激活组织活力,开源节流、实现持续高速增长。

建立有效的阿米巴经营体系需要强有力的数字化支撑,本文将呈现普元设计研发的阿米巴经营管理软件,在架构上是如何固化和落地我公司阿米巴经营的,以及相应效果和实践经验。

内容摘要:

1、软件企业发展到一定规模总会遇到的“痛点”:增长乏力,成本上升带来效率降低,同时创始人会有这样的感慨:公司扩张很难,人员成长很慢,缺乏激情缺乏担当...

2、“思路”:企业的经营问题本质是人的问题,稻盛和夫的阿米巴经营通过让“人人成为经营者”来激活企业活力。软件企业是以人为主要生产资料的企业,主管能动性的发挥对企业经营的影响非常大,更加适合采用阿米巴经营。

3、“保障”:阿米巴经营中的关键一环是建立公正公开的核算体系,并帮助各级经营者“算清账”,让阿米巴经营者及时看到准确的经营数据,以便自主的进行经营决策,这就要求企业具备提供及时、真实、准确、完整经营数字的能力。

4、“关键”:对软件企业来说,项目是构成企业经营的源头,但软件项目时间跨度不一、项目成本主要体现为人力投入、实施人员往往在项目间交叉使用、项目人员的成本差异大……这些因素造成了项目成本计量的复杂性,如果无法实现单个项目成本的准确核算,将对公司的数字化运营形成关键的挑战。

5、“实践”:普元设计研发的阿米加系统从项目源头开始,形成软件企业经营管理的完整数字化支撑,给公司的阿米巴经营提供的有力的保障。

一、稻盛和夫与“阿米巴经营”



阿米巴经营哲学是日本经营之圣稻盛和夫提出来的,稻盛和夫是经营界的大神,亲自创办京瓷、KDDI两家公司,都通过阿米巴经营将企业带入世界500强;另外,2010年,日本航空申请破产,他不带团队担任CEO,导入阿米巴经营,用400多天实践实现日航的V型复活,成为航空业的盈利冠军。

阿米巴经营是指在正确的经营理念的指导下,把组织划分成一个个小的团体, 通过独立核算制加以运作,在公司内部培养具备经营者意识的领导,实现全体员工参与经营的全员参与型经营模式。 

阿米巴经营的核心目的是指在阿米巴经营理念和哲学指导下,确立与经营挂钩的部门核算制度,培养具有经营意识的人才和实现全员参与经营的目标,三个目标之间相辅相成,彼此作用相互影响。

阿米巴经营在日航的成功,说明这种经营模式是可以复制的,近年来,阿米巴经营模式在世界范围迅速掀起学习狂潮并尝试引入,国内也有很多卓越企业引入实践并取得了非常好的效果。 

二、普元阿米巴经营初体验



普元从2012年开始导入阿米加经营,当时主要做了三个方面的调整:

1、组织从职能型调整为事业部模式,围绕行业和客户形成阿米巴经营组织;
2、考核模式调整为按奖前利润的比例提成,而且阿米巴组织在指定的分配规则及优先级下有分配权;
3、建立了公司费用分摊和阿米巴组织之间的结算体系(软件公司阿米巴之间的结算主要是人力成本的结算)。

阿米巴的导入的确激活了组织活力,解放了生产力,心态从为公司干转变成为自己干,但核算工作主要由财务部门按月按部门汇总,缺乏完整有效的数字化支撑,一方面财务的工作量很大,而且手工处理难免有错误,而阿米巴经营者比以往关心经营数据,会对核算出的数据看得特别细致,带来了较多的争议,这样既影响效率,也影响经营者的心态。

三、普元阿米巴经营体系升级,打造阿米加系统,实现数字化转型



2016年开始,普元正式启动数字化转型的项目工程-阿米加项目。通过2年多持续不断的建设,目前已经全面完整支撑公司的阿米巴经营。

四、阿米加系统九大业务设计与技术特色



以下针对9大特色,分别展开:

业务设计


以项目为基础构建阿米巴经营体系

大部分软件公司的业务都是以项目形态开展的,项目经营是公司经营的基础。项目本身具备清晰的时间边界、成本边界和收益边界,也就具备准确计算项目损益的可能性。

阿米加围绕项目的经营管理,形成公司整体的阿米加经营管理体系,包括合同管理、采购管理、工时管理(人力投入)、费用管理(报销)等,预算管理包含阿米巴部门的年度预算以及单个项目的预算。


支持多层级阿米巴经营组织的设定和动态调整

阿米加组织架构设置上,支持事业群-事业部-业务部-销售部多级阿米巴层级,业务经营数据指标会从项目源头根据所属的阿米巴在不同层级自动汇总。当阿米巴组织结构发生调整时,由于最源头的项目数据是稳定的,汇总数据也能根据组织机构的变化自动发生变化。


支持多层级利润部门经营核算

根据项目的组织隶属关系,系统可以实现多层级的利润部门经营核算。

后台职能管理部门或研发部门的成本以由各个阿米巴组织按一定指标的占比进行分摊(例如按各事业部的静态成本占比分摊管理费用,按收入的占比分摊公司研发费用),如果事业部在项目中使用研发部门人员,则按人力工时成本进行结算。


覆盖项目全生命周期经营活动

阿米加在业务功能上覆盖项目从产生到关闭全生命周期的所有经营活动,通过这些经营活动实现公司前后端在业务流程上的协作,同时也实现项目各项经营数据(成本、受益)在系统中落地。


支持项目期间和财务期间的双重成本核算

一般来说,财务部门核算项目成本是从合同签订开始的,之前的投入都归集到售前成本科目上,所以财务提到的项目实质上是合同项目,而实际上对于经营部门而言,项目的投入是在发现项目机会后开始的,从经营角度核算一个项目的投入产出,应该是项目完整生命周期的投入成本和产出比,才能真实体现某个客户项目的损益状况。

所以阿米加系统提供2种成本核算模式:支持按照完整生命周期的项目经营损益核算,支持财务传统的按财务期间(月、季度、年度)的损益核算。这样,既符合财务制度需要,又满足经营视角需要(实现项目级考核)。

示例:项目经营毛利计算与项目合同毛利计算


上面的截图是系统中一个项目的经营损益数据,左边的体现是项目完整生命周期下的项目毛利计算,右上方图片是按照财务核算口径(在合同签订后计算项目成本)计算的毛利,产生的毛利差异是因为前者计算的售前投入。

右下方图形体现了一个项目以周为时间单位的成本预算与实际对照图形,通过这个图形,可以实时了解项目成本发生的状态,与预算的偏差程度等。

在阿米加系统中,项目的成本包含三个部分:人力成本、采购成本以及日常费用(如差旅费用等),这些成本数据随着在系统中的填报工时、采购计提与支付、填报工时,会适时对应到项目上,所以在上图中蓝色字体的链接点开,可以透视到相应的成本明细数据(如工时明细、报销明细、采购计提和支付明细)

项目经理和技术部门负责人可以通过项目视图看到项目所有的信息,除了上面的项目损益表,还有项目的基本信息、项目授权的人员名单、项目使用的外包人员、项目预算、项目相关的附件等。

让项目相关责任人来说,能看到及时、真实、完整、准确的经营数据,非常重要!


建立工时成本核算体系,为项目人力成本提供可靠计量

众所周知,项目人力成本的可靠计量是项目成本计量的难点:一方面要求有合理的工时定额成本的核算方法,一方面要求参与项目的人员能够及时准确填报工时。

上图体现了阿米加系统中工时核算体系的完整流程:

1、HR根据技术人员的薪资范围划分了10多个工时定额成本级别(很显然,级别划分越多,每个级别核算出的定额工时成本就约接近真实成本)
2、核算每个级别的基本薪资、社会福利、办公场地分摊等成本数据,结合每个级别的工时率情况(参考历史值),核算出每个级别的标准工时成本
3、工时定额级别及相关的成本核算,每年进行一次,HR会根据每个技术人员的薪资数据,设定相应的工时定额级别
4、技术人员每天通过阿米加系统填报项目工时
5、工时明细提交时系统会自动根据技术人员的工时定额级别及定额级别的成本计算工时成本
6、工时数据会自动通过微信发送给项目经理和销售进行确认,也可以登录阿米加系统进行批量确认
7、财务部门每月月底对工时数据进行核对后进行记账锁定,同时计算阿米加部门的静态服务成本(技术人员实际的薪酬、福利、公共分摊等)
8、用静态成本/项目工时定额成本计算获得定额成本的转换系数
9、用工时转换系统*工时定额成本,获得工时转换成本,这样,对于一个阿米巴部门而言,某个月工时转换成本的总和=该月的静态服务总成本

这个体系通过定额成本和每日工时填报保障了项目成本归集的及时性;通过工时转换成本的计算,增强了项目成本计量的准确性。

工时核算相关功能展示
1、工时定额成本级别及相应成本数据


可以看到每个级别的成本包含内部价和外部价,内部价是指阿米巴组织内部使用的裸价成本,外部价是指当为其他阿米巴组织(事业部)提供服务是的溢价成本。

2、技术人员与工时定额成本级别的对应


当人员发生薪资调整时,可能会变更工时定额成本级别。

3、技术人员填报工时


系统为技术人员提供了2种入口填报项目工时:登录阿米加系统或者在企业微信中的微应用入口。
在工时日历上会显示出已填报工时的数据(左上角黄色背景中的数字)。
为鼓励技术人员及时填报工时,对于当日填报当日工时,系统推送随机红包(金额随机)。

4、工时转换系数展示


这个界面显示了各个事业部每个月的工时转换系数以及公司总体均值,转换系数越接近1,表明工时定额成本的精确度越高。
转换系数小于1,表示定额成本高于实际成本,反之这表示定额成本低于实际成本,这可能是因为项目工时率不饱和造成的。

5、工时查询


一条工时有三个工时成本概念:原始定额成本为填报时根据定价和工时数计算的;定额结算成本是在月底经过确认后的(原则上与原始定额成本一致,偶尔可能会因为双方的协定进行一定的减免或溢价);工时转换成本(工时结算成本*转换系数后的成本,跨部门使用,不计算转换系数,转换系数缺省为1)


为公司IPO提供全面、可靠、高效的内控保障

对于拟上市或已上市企业来说,证监会有越来越趋严格的合规性要求,内控的建设对企业来说越来越重要。

针对每个企业而言,所谓完善的内控就是能够最有效兼顾内控需求和为此投入的工作量,基于公司具体情况平衡两者以获取对于公司而言最高效的内控管理,这正是阿米加系统设计上充分考虑的原则。 

对于软件公司的审核,项目成本的可靠性计量、收入确认的可靠性是审核的重点,这是内控的基础,也是容易受到挑战的地方!阿米加系统确保合规提供了三大保证:

1、项目数据成本数据边界清晰,支持总账到明细的层层透视;
2、各项业务过程全部采用流程审核,系统留存有清晰的审核链;
3、与审计相关的证据链完整保存在阿米加系统中(如销售合同、收入确认证据、采购合同、采购支付结算单及发票等)。

经营会计报表呈现历史、当下和未来的经营实态


在一般的经营管理系统中,由于财务系统与业务系统的基础数据相分离,主要提供财务会计和管理会计的报表,经营者只能通过财务核算后获得相对滞后的数据,在阿米加系统中,通过关联日常经营的原始数据,可以实现经营数据实时呈现,因此系统提供了大量报表,包括合同、收入、收款、应收、应付、存货、费用、采购等几十张报表呈现,报表数据点击可以直接进入经营明细。

更重要的是:阿米加系统还提供了对关键经营指标的数据预测能力,例如合同收入、收款、人力服务采购的成本预测等。阿米加系统在合同签订时,会根据合同条款和阿米巴团队的预测,产生合同的收入和收款的记录,每笔收入和收款都会设置预计年月,在执行的过程中,如果收入收款预期发生了变化,合同的受益销售可以通过阿米加系统进行更新,这样,就为阿米巴经营者提供了一份完整的收入、收款的年度数据视图 。

技术设计


与企业微信对接,促进业务管理的互联网创新

移动互联时代,企业办公需要随时随地,阿米加通过与企业微信对接,为公司员工提供了轻量级的移动办公的方案,借助于日常使用频度很高的微信,可以十分方便的处理工作事务,例如填报工时,外包打卡,工作提醒、业务信息查询等。 

提供的企业微信移动端接入的特点包括:

1、与日常高频使用的微信耦合,采用双重权限控制(企业微信权限认证、Ame+系统权限认证),轻量级方便安全;
2、任务到达通知,手机完成流程审批任务,加快业务处理效率;
3、实现信息及时提醒(如工时填报、收款到达、流程处理进展等),信息快捷透明;
4、提供工时填报红包、项目创建红包、打卡定位和红包、二维码等微信具有的能力,让系统的使用体验更好,增强了业务管理的创新。


EOS技术平台提供灵活易于变化的技术架构

阿米加系统的技术架构采用EOS平台,提供了松耦合的服务架构和流程引擎支撑,使得业务的开发具有较强的灵活性和松耦合。


通过EOS平台,开发团队从技术细节中解放出来,更加关注于业务。

业务流程驱动实现企业经营流程的业务闭环管理 

系统提供了以下业务的流程支撑:项目创建申请流程、项目考核方案审核流程、项目考核分配流程、合同审批流程、商务报价审核流程、收入确认审核流程、合同收款开票申请流程、收款处理流程、报销审批流程、付款申请流程、差旅申请审批流程、供应商审核流程、采购合同审核流程、采购订单签订流程、采购结算流程、外包人员报备流程。 

与企业OA流程不同的是:阿米加系统的流程与业务信息完全耦合,流程处理过程就是业务数据落地过程,也是公司阿米巴团队与后端公共服务部门协作的过程 

业务流程引擎驱动以及流程中心待办任务,将原来需要主动去系统处理的工作变为通过系统主动推动处理,并提供微信、短信提醒能力,提高工作效率。

五、阿米加核心功能框架


目前阿米加系统提供的核心功能如上图,由于文章长度关系,没有分别展开介绍,如有兴趣,可以加我微信获取更详细的文档介绍

六、数字化转型几点经验分享



这几点经验可以理解为我们的系统在建设中,对于业务需求把握的重要原则。

软件企业的数字化转型不是简单的将日常工作活动由线下转为线上,这样只是实现了原来岗位人员工作的电子化处理。真正的灵魂在于让系统能够服务于企业的经营,帮助决策者获得所需要的数字化信息,促进企业级业务流程的端到端协同。

我认为:设计者需要要在“实现这个需求是对经营的助力还是对人性的控制”命题上不断进行自我拷问,寻求其中的平衡是一份责任,也是一份艺术!

七、阿米加实践的业务价值



阿米加系统实现的普元公司业务经营的数字化转型,对于前端阿米加经营者来说,提供了及时、真实、准确、完整的经营数据,为经营决策提供强有力支持;对后端部门(商务、财务、PMO等),则提供了工作平台和有效保障了内控的合规性。

通过实施阿米加系统,普元在确保收入稳健增长的同时,近2年成本大幅下降(2017相对2016减低2000多万成本),业务质量也得到了有效的提升(大大减少无效合同、无效收入等现象)

普元从原来的3个事业部扩展为13个事业部,通过阿米巴经营和阿米加系统的支撑,帮助经营者看懂、看清、看透经营数据,在经营实践过程中不断成长为优秀经营者。

另外,这套系统和相应的经营管理的实践,目前已经成功导入到一家正在快速发展的软件企业,在普元已经获得检验的价值也在这家企业中逐步呈现。



关于作者:袁义,普元信息副总裁,企业级IT架构咨询顾问、项目管理专家,负责公司项目管理部运营和信息化工作。99年毕业于中南大学,2002年加入普元至今超过16年,长期致力于基础软件平台技术与方法的应用实践、咨询与公司项目管理体系的构建。曾主导或参与了工行、建行、交行、国开行、兴业银行等多个关键客户的平台咨询和实施项目;主导建立了公司PMO部门和项目经营管理体系;主导建立了普元公司应用项目管理和实施过程方法论。




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